So organisieren Sie Online-Meetings professionell


Unser Berufsleben verändert sich: Wir werden mobiler und arbeiten vermehrt von zuhause aus. Um Projekte umzusetzen, sind jedoch nach wie vor persönliche Gespräche nötig – und dafür sind Videokonferenzen genau richtig. Mit diesen Tipps stehen Sie gut da!

Wann ist Video genau richtig?

Dank schnellem Internet können wir uns heute virtuell treffen, statt lange unterwegs zu sein. Online-Video ist richtig für:
– One-on-One-Meetings zwischen Teammitgliedern und Vorgesetzten
– Feedback, egal ob kritisch oder positiv
– die Abkürzung von Chats und Mail-Ping-Pong
– die Besprechung komplexer Themen
​​​​​​​– die Vorstellung neuer Teammitglieder
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Alle nötigen Geräte bereit haben

Um bei einer Videokonferenz dabei sein zu können, benötigt man verblüffend wenig: Es reicht ein Smartphone oder ein Laptop mit Kamera und schneller Anschluss ans Internet. Die hohe Schule des Videoconferencing ist es, jederzeit souverän zu wirken. Dabei hilft das richtige Zubehör, wie ein zuverlässiges Headset mit gutem Mikrofon und eine ergänzende Kamera, die Sie im besten Licht zeigt. Headsets können drahtlos über Bluetooth verbunden werden, die Kamerabilder werden in der Regel über einen USB-Anschluss Ihres Computers eingespiesen. Verwenden Sie Noise-Cancelling-Apps, wenn Sie in einem lärmigen Umfeld tätig sind!

Die richtige Plattform nutzen

Zahlreiche Lösungen für Videokonferenzen sind ohne jede Installation und einfach nutzbar, solange alle Teilnehmer über ausreichend schnellen Internetzugang verfügen. Verbreitet ist Microsoft Teams Free, eine schlanke und kostenlose Plattform für wenig häufigen Einsatz. In grösseren Unternehmen ist Teams einsetzbar, wenn im Hintergrund Business- oder Enterprise-Versionen von MS365 laufen. Die Plattform Zoom hat wegen ihrer einfachen Einrichtung und hohen Zuverlässigkeit sehr grossen Erfolg. Auch Google bietet Privaten und Einzelfirmen mit Hangout und grossen Firmen mit Google Meet starke Tools. Anbieter wie GoToMeeting, Cisco WebEx, BlueJeans und Slack sind ebenfalls erfolgreich, aber weniger verbreitet.
 

Ein Online-Meeting in letzter Minute …

Auch eine dringende Videokonferenz benötigt ein bisschen Planung. Versenden Sie auch in diesem Fall Einladungen nicht als Mail, sondern aus Ihrer digitalen Agenda heraus. So können alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit einem Klick bestätigen, dass sie von der Einladung Kenntnis genommen haben. Zoom-User haben beispielsweise einen simplen Link zur Verfügung, mit dem sie Meetings mit nur einem Klick einberufen können.

Richtigen Hintergrund wählen und gut ausleuchten

Sorgen Sie dafür, dass der Hintergrund Ihres Videoconferencing-Arbeitsplatzes ruhig und ordentlich wirkt. Es braucht keine Bücherwand zu sein wie bei vielen Experten in den Medien. Empfehlenswert ist ein Hintergrund in einer neutralen Farbe oder in einiger Distanz, damit er in der Unschärfe verschwindet. Die aktuellen Plattformen stellen Hintergründe zum Einblenden zur Verfügung. Um einen guten Eindruck zu machen, richten Sie eine Leuchte von schräg oben so ein, dass Ihr Gesicht natürlich und gut ausgeleuchtet wird.
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Auch hier zählt das Äussere

Verwenden Sie keine zusätzliche Kamera, sollten Sie Ihren Rechner (oder Ihr Telefon) auf Augenhöhe platzieren. Das menschliche Gesicht wirkt von direkt von vorne gesehen natürlicher also von unten gesehen. Machen Sie sich für den Online-Termin genauso bereit wie für ein Treffen im «Real Life»: Ein gebügeltes Hemd für Männer, eine hübsche Bluse für Frauen und ordentliches Haar für alle signalisieren Respekt für die anderen Teilnehmer. Experten sagen, dass man sich vollständig in Büro-Kleidung stürzen sollte, um die volle Wirkung seiner Person entfalten zu können.

Zubehör für Ihr gut organisiertes Meeting


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Mit diesen Geräten macht die Videkonferenz Spass