Organiser des réunions en ligne de manière professionnelle


Notre mode de travail évolue: nous devenons plus mobiles et travaillons davantage depuis notre domicile. Pour réaliser des projets, les entretiens personnels sont néanmoins indispensables. Les visioconférences s’avèrent alors un outil technique idéal. Grâce à ces quelques conseils, vous ferez bonne figure!

Quand la vidéo est-elle une technique adéquate?

Les connexions Internet modernes ultrarapides nous permettent de nous rencontrer virtuellement plutôt que d’accomplir de longs trajets. La vidéo en ligne est parfaite pour
– mener des entrevues privées entre les membres d’une équipe et leurs supérieurs hiérarchiques;
– donner des feed-backs, qu’ils soient critiques ou positifs;
– abréger les chats et courriels «ping-pong»;
– discuter de thèmes complexes;
​​​​​​​– présenter de nouveaux membres d’une équipe.
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Préparer tous les appareils nécessaires

Pour participer à une visioconférence, il n’y a pas besoin de grand-chose: il suffit d’un smartphone ou d’un ordinateur portable avec une caméra et d’une connexion Internet rapide. L’art de la visioconférence consiste à rester souverain en toute circonstance. Les bons accessoires sont utiles, par exemple un casque-micro performant et une caméra de complément qui vous montrera sous votre meilleur jour. Les casques-micros se connectent sans fil, via Bluetooth, tandis que les images sont généralement enregistrées par le biais d’une prise USB de votre ordinateur. Utilisez une app de suppression de bruit si vous travaillez dans un environnement bruyant!

Utiliser la bonne plateforme

De nombreux sites de visioconférence sont très simples d’utilisation et disponibles sans installation préalable, à condition que tous les participants disposent d’une connexion Internet suffisamment rapide. Teams Free, de Microsoft, est une plateforme populaire, gratuite et légère, pour une utilisation sporadique. Teams peut aussi être utilisée dans les grandes entreprises, pour autant que les versions MS365 Business ou Enterprise fonctionnent en arrière-plan. En raison de son installation simple et de sa grande fiabilité, la plateforme Zoom connaît un franc succès. Google propose également des outils performants: Hangout pour les entreprises privées et individuelles, Google Meet pour les grandes entreprises. Les prestataires tels que GoToMeeting, Cisco WebEx, BlueJeans et Slack ont également du succès, mais sont moins répandus.
 

Une réunion en ligne de dernière minute…

Même une visioconférence urgente nécessite un minimum de préparation. Dans ce cas également, n’envoyez pas vos invitations par courriel, mais depuis votre agenda numérique. Ainsi, tous les participants pourront confirmer d’un clic qu’ils ont pris connaissance de l’invitation. Les utilisateurs de Zoom, par exemple, disposent d’un lien leur permettant de convoquer la séance d’un simple clic.

Choisir l’arrière-plan adéquat et le bon éclairage

Veillez à ce que l’arrière-plan de votre poste de travail donne une impression d’ordre et de calme. Une bibliothèque, comme on en voit souvent dans les médias derrière les experts, n’est pas nécessaire. Un arrière-plan de couleur neutre est recommandé, ou alors situé à une certaine distance afin qu’il apparaisse flou. Les plateformes actuelles proposent divers arrière-plans à afficher. Pour faire bonne impression, dirigez sur vous un éclairage de biais, depuis le haut: ainsi, votre visage aura l’air naturel et sera bien éclairé.
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Les apparences comptent

Si vous n’utilisez pas de caméra supplémentaire, vous devez placer votre écran (votre téléphone) à hauteur des yeux. Le visage humain a l’air plus naturel filmé de face que par en dessous. Préparez-vous à un rendez-vous en ligne exactement comme pour un rendez-vous dans la «vraie vie»: chemise repassée pour les hommes, joli chemisier pour les femmes, coiffure soignée pour tous. C’est une marque de respect à l’égard des autres participants. Les experts prétendent qu’il faut endosser sa tenue de bureau complète pour pouvoir déployer le plein effet de sa personne.

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Sur ces appareils, la visioconférence est un vrai plaisir