Ecco come organizzare meeting in modo professionale

La nostra vita professionale sta cambiando: siamo soggetti a una maggiore mobilità e lavoriamo di più da casa. Per realizzare dei progetti continua però a essere indispensabile parlarne di persona e per farlo le videoconferenze sono proprio l'ideale. E con questi consigli ti riescono al meglio!

Quando la soluzione video è proprio l'ideale?

Grazie alla velocità di internet, oggi possiamo incontrarci virtualmente invece di dover usare molto tempo per gli spostamenti. La videocomunicazione online è l'ideale per:
– meeting one-on-one tra i membri di un team e i superiori
– feedback, indifferentemente se critici o positivi
– accorciare le chat e il ping-pong delle mail
– discutere temi complessi
​​​​​​​– presentare nuovi membri di un team
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Predisponi tutti gli apparecchi necessari

Per poter partecipare a una videoconferenza serve davvero poco: bastano uno smartphone o un laptop con webcam e una connessione veloce a internet. La massima del videoconferenziere è essere sempre padrone della situazione. Per riuscirci, sono di grande aiuto gli accessori giusti, come headset affidabili dotati di un microfono di qualità, completati da una videocamera che ti metta nella luce migliore. Gli headset possono essere collegati senza fili tramite Bluetooth, mentre le immagini della videocamera vengono di solito convogliate tramite una presa USB del tuo computer. Usa delle app per la cancellazione dei rumori se ti trovi in un ambiente non proprio silenzioso.

Utlizza le piattaforme giuste

Numerose soluzioni per fare videoconferenze non richiedono installazioni e sono facilmente utilizzabili, a condizione che tutti i partecipanti dispongano di un accesso a internet sufficientemente veloce. Molto diffuso è Microsoft Teams Free, una piattaforma snella e gratuita pensata per usi occasionali. Nelle imprese più grandi Teams si può usare se i sistemi aziendali già girano su versioni business o enterprise di MS365. La piattaforma Zoom ha grande successo in virtù della sua impostazione semplice e della sua elevata affidabilità. Anche Google offre solidi tool, sia a privati e ditte individuali con Hangout che alle grandi aziende con Google Meet. Altre soluzioni come GoToMeeting, Cisco Webex, BlueJeans e Slack hanno anch'esse un certo successo, anche se sono meno diffuse.
 

Un meeting online all'ultimo minuto...

Anche una videoconferenza urgente richiede un minimo di pianificazione. In questi casi non mandare gli inviti per mail ma direttamente dalla tua agenda digitale. Così tutte e tutti i partecipanti potranno confermare con un clic di aver preso conoscenza dell'invito. Gli utenti di Zoom ad esempio hanno a disposizione un semplice link con cui si possono indire meeting con un semplice clic.

Scegli lo sfondo giusto e crea le giuste condizioni di luce

Premurati che lo sfondo della postazione di lavoro da cui farai la videoconferenza risulti tranquillo e ordinato. Non dev'essere per forza una parete piena di libri come nei media se ne vedono da tanti esperti. È consigliabile uno sfondo di colore neutro o posto a una certa distanza, in modo che sfumi in dissolvenza. Le attuali piattaforme mettono a disposizione vari sfondi da attivare. Per fare un buona impressione, sistema una luce che provenga obliquamente dall'alto in modo che il tuo viso appaia naturale e ben illuminato.
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L'apparenza conta anche qui.

Non usare videocamere aggiuntive ma sistema il tuo computer (o il tuo telefono) all'altezza degli occhi. Se visto frontalmente il volto umano risulta più naturale che se visto dal basso. Preparati al meeting online esattamente come faresti per uno nella «real life»: una camicia stirata per gli uomini, una bella camicetta per le donne e capelli in ordine per tutti sono un segno di rispetto verso gli altri partecipanti. Gli esperti dicono che ci si dovrebbe presentare in tenuta da ufficio completa perché la propria figura possa produrre un pieno effetto.

Accessori per il tuo meeting ben organizzato


Proprio l'ideale: l'assortimento di melectronics


Con questi apparecchi, la videoconferenza diventa uno spasso